5 ações para reduzir os custos em um centro de diagnóstico por imagem

Reduzir os custos de um centro de diagnóstico por imagem é uma estratégia que pode ser implementada na maioria dos negócios de saúde.

Isso porque a evolução da tecnologia já permite otimizar e automatizar processos desde o agendamento até a entrega de exames, gerando ganhos de tempo e cortando gastos de processos que agora podem ser totalmente digitais.

No entanto, nem tudo é tão simples assim.

Muitas das práticas dos centros de diagnóstico começaram a ser desenvolvidas e utilizadas na década de 1970, sendo que desde então, muitas ficaram enraizadas na rotina de diversas clínicas.

Por já fazer parte dos processos da clínica, da rotina dos funcionários e muitas vezes por se integrar à relação com os clientes, esse ‘hábito’ tradicional é um dos fatores limitantes encontrados na hora de realizar mudanças que mexem com o método de trabalho. 

Mas como tudo na vida, quando as mudanças não vêm pelos benefícios da evolução, ela será consequência de alguma necessidade que compromete o desempenho e o faturamento.

Dessa forma, quais são as práticas que gestores e diretores podem implementar no dia a dia para reduzir os custos de um centro de diagnóstico por imagem?

Respondemos a esta pergunta com 5 ações necessárias para as clínicas que desejam fazer mais, gastando menos.

Como reduzir os custos de um centro de diagnóstico por imagem

O princípio de alcançar resultados melhores a partir da otimização do uso de recursos está em aumentar a produtividade da equipe, aprimorar o atendimento e reduzir o tempo investido nos processos. E o mesmo se aplica aos centros de imagem, mas com um detalhe:

Nos centros de diagnóstico por imagem existe uma grande necessidade de reduzir os custos com os laudos de imagem impressos, fator que representa investimentos altos com impressão de filmes, armazenamento e manutenção de máquinas.

Em meio a isso, há o crescimento natural das clínicas que exige que a qualidade no atendimento e desempenho sejam mantidos.

Considerando todos esses aspectos, elaboramos ações preventivas e de mudanças que podem reduzir os custos dos centros de diagnóstico por imagem, com resultados a curto prazo, médio e longo prazo.

Então, vamos as ações!

1) Atenção ao básico: tenha um calendário de manutenção

A primeira dica diz respeito à área principal de todo centro de diagnóstico: os aparelhos que realizam os exames de imagem.

Parece uma informação óbvia, mas as manutenções recorrentes não são realidade em muitos centros. Inclusive, você sabia que existem diferentes tipos de manutenção?

São elas a manutenção preditiva, preventiva e corretiva, sendo que a manutenção preditiva e preventiva devem fazer parte do calendário dos centros de diagnóstico por imagem.

Manutenção preditiva

A manutenção preditiva trata-se do acompanhamento constante dos aparelhos a fim de prolongar a vida útil e tirar melhor proveito do equipamento. Ela é realizada através de inspeções de ultrassom, de vibração e outras análises técnicas que não envolvem desmontagem, por exemplo.

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva tem como objetivo evitar falhas, consertos ou que os equipamentos fiquem parados devido a danos que podem ser evitados. Dessa maneira, a manutenção preventiva é programada a fim de verificar a lubrificação, calibração, revisões indicadas pelo fabricante, inspeções, entre outras coisas.

Manutenção corretiva

A manutenção corretiva diz respeito a manutenção realizada para consertar alguma peça que apresenta falha ou mal funcionamento. Neste caso, a manutenção corretiva pode ser planejada, quando a empresa identifica que um erro virá a ocorrer. Há também a não planejada, como consequência da falta de acompanhamento constante dos aparelhos.

Quando não realizadas de forma planejada, as manutenções representam alto impacto financeiro nos centros de diagnóstico, sobretudo porque o conserto de peças e aparelhos tendem a ser mais caros do que as manutenções preventivas.

Além disso, a falta de manutenção tem impacto direto na qualidade do atendimento prestado aos pacientes, visto que equipamentos com mau funcionamento podem influenciar na qualidade final das imagens geradas, na eficiência dos procedimentos e até mesmo gerar cancelamentos devido a equipamentos parados para manutenção.

2) Invista em tecnologia

Investir em tecnologia é fundamental para automatizar e agilizar os procedimentos.

Nesse sentido, o RIS (Radiology Information System) é o sistema amplamente difundido e utilizado para controlar todas as atividades que ocorrem dentro de um centro de diagnóstico: recepção, atendimento, agendamento, paciente, diagnóstico e laudo.

O RIS tem como base a praticidade, por isso, tudo é feito de maneira organizada, integrada e conectada no sistema.

A automatização promovida pelo software permite deixar o preenchimento manual de fichas, cadastros e laudos para trás, garantindo que tudo possa ser acessado rapidamente no sistema.

Ou seja, o RIS representa um adeus às salas e gavetas de armazenamento de fichas cadastrais e laudos impressos.

Uma realidade que proporciona mais eficiência à equipe na recepção, ao mesmo tempo que elimina o trabalho de organização e limpeza dos arquivos, permitindo que as salas antes utilizadas para armazenamento, agora sejam utilizadas para atendimento ou até para novas especialidades.

O RIS fornece ainda informações que fazem diferença na tomada de decisões: a partir do controle de ligações recebidas, o RIS auxilia a registrar as especialidades mais solicitadas. Isso permite aos gestores avaliar a agenda e analisar se é necessário disponibilizar mais horários e dias de atendimento e até mesmo ampliar o corpo médico.

3) Laudo à distância: o futuro da radiologia

A emissão de laudo à distância é o futuro da radiologia. Mas o método já faz parte do presente dos centros e clínicas que identificaram o potencial e a eficiência dessa prática.

É que ao contrário do formato tradicional, em que os exames de raio-x são impressos em filmes fotográficos, no laudo à distância o exame é realizado dentro da plataforma de telerradiologia (contratada pelo centro de diagnóstico).

Dessa maneira, as imagens geradas são enviadas para o sistema junto com informações complementares do paciente. No software de telerradiologia, os médicos cadastrados fazem a análise e interpretação das imagens em alta qualidade e emitem o laudo à distância.

Para os administradores e gestores, tudo isso representa economia em vários âmbitos:

• Com o uso de laudos digitais, os custos com impressão de filmes fotográficos são reduzidos notavelmente, sendo que os exames são impressos apenas diante da solicitação do paciente.
• Outro grande e principal benefício é o custo com equipe médica. As plataformas de telerradiologia possuem médicos disponíveis 24h, durante os 7 dias da semana, eliminando a necessidade de ter profissionais locados nas clínicas e centros de diagnóstico para laudar os exames.

Por fim, o custo com a emissão de laudos será registrado a cada nova emissão, e não de acordo com as horas em que os profissionais estão presentes nos consultórios – muitas vezes, sem atendimento devido a falhas na agenda.

Uma grande forma de economizar, qualificar e agilizar o atendimento.

4) Gestão e capacitação de equipe

Nenhuma das práticas sugeridas acima realmente vão atingir seu potencial máximo de melhoria se a equipe de colaboradores do centro de diagnóstico não for capacitada, nem estiver satisfeita.

Isso porque, estima-se que 40% dos chamados de manutenção ocorrem pelo mau uso do equipamento pelo operador. 

Assim como a tecnologia passa por constantes atualizações, é necessário que os profissionais também passem por treinamentos de atualização para acompanhar as mudanças nos sistemas e nos procedimentos.

Da mesma maneira, colaboradores que estão em um ambiente harmonioso e que são incentivados e recompensados por cumprir metas, tendem a ser mais produtivos e externar a satisfação no atendimento aos pacientes.

Um bom exemplo é que é possível promover incentivos através de bonificação financeira de acordo com a taxa de comparecimento dos pacientes, o que incentiva a comunicação com pacientes, o envio de lembretes e pedidos de confirmação, fazendo com que a agenda seja cumprida.

E isso tudo isso tem impacto direto na saúde financeira da empresa.

O treinamento e capacitação é parte da implementação de qualquer tecnologia que traz novas formas de realizar antigos processos. Mas isso não se aplica somente à parte interna da clínica.

Parte importante da telerradiologia é a possibilidade de permitir que os pacientes acessem os resultados do exame online. Dessa maneira, também é responsabilidade dos centros de diagnóstico capacitar e prover orientações que facilitem aos pacientes acessar plataformas sem complicações.

Ampliar a satisfação dos pacientes é também uma maneira de manter a saúde financeira da empresa em dia.

5) Processos e protocolos de exames

Por fim, outras ações que devem fazer parte da rotina é a criação de processos e o estabelecimento de protocolos que devem ser cumpridos diariamente ou com frequência determinada.

Nesse sentido, vale a pena criar checklists de atividades diárias que devem ser cumpridas, de forma similar à manutenção preditiva e preventiva.

Na prática, isso significa checar diariamente o posicionamento das mesas onde os exames são realizados, dos aparelhos, dos componentes utilizados nos procedimentos e que influenciam diretamente na qualidade da imagem, entre outras coisas.

Além do mais, os protocolos utilizados durante os procedimentos são decisivos para obter imagens com a melhor qualidade e, dessa forma, oferecer o melhor atendimento ao paciente.

Muitos administradores e gestores não sabem, mas existe um tipo de protocolo indicado para cada exame, sendo que isso vai influenciar não apenas na qualidade, mas no tempo de realização dos exames.

Com a equipe preparada para atingir a máxima eficiência a partir de um padrão estabelecido para cada exame, pode-se captar imagens com mais qualidade e reduzir o número de procedimentos que precisam ser refeitos.

A necessidade de reduzir os custos em um centro de diagnóstico por imagem, normalmente, não é motivada apenas pela questão financeira, mas pelo conhecimento de que é possível otimizar processos sem perder a qualidade no atendimento.

As ferramentas desenvolvidas nas últimas décadas possibilitam que os centros de diagnóstico por imagem combinem tecnologia de ponta com atendimento qualificado, a fim de alcançar eficiência, produtividade e satisfação dos pacientes.

É através da tecnologia que a Rdicom tem auxiliado instituições médicas públicas e privadas a tornar a rotina mais ágil e reduzir gastos com uso de soluções digitais em nuvem que facilitam o envio e a emissão de laudos à distância com segurança.