Os benefícios e desafios de migrar para o armazenamento em nuvem

Se você é dono de um centro de imagem provavelmente já viveu esses desafios:

• Precisou alugar outro espaço ou aumentar o local atual para ampliar a capacidade de armazenamento de exames impressos.
• Precisou ou precisa fazer investimentos em hardware para aumentar a capacidade de armazenamento de exames e de atendimento.
• Teve gastos exorbitantes com impressão e armazenamento de filmes.
• Deixou de atender pacientes devido à falta de capacidade operacional, causando demora nos agendamentos.
• Teve o faturamento comprometido e enfrentou/enfrenta dificuldades para superar desafios que prejudicam o atendimento.

Considerando esses problemas, o armazenamento em nuvem representa um avanço para os centros de imagem, com benefícios capazes de solucionar todos esses obstáculos listados.

Pensando nisso e com base em nossa experiência auxiliando dezenas de instituições de saúde, elaboramos este artigo para entender por que migrar para o armazenamento em nuvem e como fazer isso sem complicações.

Por que migrar para o armazenamento em nuvem?

No dia a dia das instituições que ainda utilizam o armazenamento tradicional, em armários e salas inteiramente dedicadas ao armazenamento de filmes, um dos principais obstáculos encontrados ao migrar para o armazenamento digital é o custo para instalação de hardwares que sejam capazes de aguentar o volume de informações e exames.

É nesse momento que o armazenamento em nuvem aparece como uma grande solução.

Com o armazenamento em nuvem, a necessidade de investir em computadores de última geração com capacidade para suportar o volume de informações e tecnologias necessárias é eliminada.

O armazenamento em nuvem possui uma infraestrutura própria, que já foi desenvolvida por empresas que trabalham somente com isso, possuem equipes inteiramente dedicadas e contam com servidores com capacidade necessária para receber grandes volumes de dados.

Em apenas uma solução, que fica na nuvem e que pode ser acessada a partir de um computador comum, os centros de imagem têm acesso a um sistema de armazenamento que otimiza o trabalho operacional, traz mais agilidade e qualidade nos atendimentos.

Dessa forma, o impacto financeiro é imediato para as instituições.

Além disso, o armazenamento em nuvem permite que clínicas, centros de diagnóstico e hospitais de todos os portes possam mergulhar de vez na saúde digital, permite que elas acessem e utilizem ferramentas de inteligência artificial e big data, mas sem fazer grandes investimentos em infraestrutura de TI.

Como planejar a implementação do armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem vem para facilitar os processos e para assegurar que nenhuma atividade está impedindo a instituição de crescer e de oferecer o melhor atendimento aos pacientes.

Aos gestores, cabe possibilitar que essa migração seja feita de maneira mais fácil e objetiva, guiando a equipe e os processos durante a implementação dos novos sistemas.

Dessa forma, separamos em duas etapas principais que devem ser contempladas no planejamento migração e implementação do armazenamento em nuvem:

1) Mapeie processos e crie metas de implementação

Mapear os processos que precisarão ser alterados ou que serão influenciados pelo novo sistema é fundamental para realizar a migração para o armazenamento em nuvem.

Dessa forma, o mapeamento dos processos deve fazer parte do planejamento de implementação, junto às metas que servirão para indicar o andamento da implementação e de como ela está influenciando no desempenho da equipe e dos processos.

2) Envolva os funcionários na mudança

Envolver os funcionários é parte indispensável na implementação do novo sistema, sendo que apresentar o planejamento a equipe será primordial para que os profissionais se envolvam e não demonstrem resistência.

Nessa hora, deve-se apresentar os objetivos dessa mudança, quais serão os benefícios causados por ela, as implicações que isso terá no dia a dia e de que maneira ela vai ocorrer.

E para que os colaboradores não acabem relacionando a aquisição do novo sistema com uma possível demissão, deixe claro que nenhuma pessoa será substituída. 

Dessa maneira, além do treinamento para utilizar as ferramentas, se certifique de que eles estão culturalmente preparados para interagir com o sistema tirando o melhor proveito dessa mudança.

3 benefícios do armazenamento em nuvem

Redução de custos

Para os gestores, a redução de custos é um dos grandes e principais benefícios do armazenamento em nuvem, pois a sua utilização implica diretamente na eliminação de gastos com servidores físicos, gestão de rede interna, switches, fios, entre outras coisas.

No lugar desses gastos, muitas vezes variáveis e sujeitos a manutenções não programadas, tem início um relacionamento com empresas que oferecem este serviço, geralmente, na modalidade Saas (Software as a service) ou de Storage as a service.

Dessa forma, as instituições pagam somente pelas ferramentas que serão utilizadas e pela capacidade de armazenamento (que varia conforme o tamanho da empresa), possibilitando fechar planos adaptáveis para a sua operação.

Segurança

O armazenamento em nuvem mantém os arquivos a salvo e com uma cópia de backup, que normalmente está a salvo em um servidor diferente, garantindo que diante de um imprevisto, nenhum dado será perdido. O que amplia ainda mais a segurança.

Por estarem 100% dedicados a isso, os sistemas de armazenamento contam com as melhores ferramentas de criptografia, firewall e inteligência artificial, garantindo a proteção dos dados contra tentativas de invasões.

Acesso à informação de forma integrada

Devido aos diferentes níveis de atendimento, o setor de saúde precisa de ampla acessibilidade aos dados, a fim de permitir que diferentes profissionais possam acessar as mesmas informações.

É o caso de equipes médicas, enfermeiros e técnicos, equipes multidisciplinares, laboratórios e serviços complementares, que precisam visualizar dados de pacientes em locais distantes fisicamente e em contextos diferentes.

O armazenamento em nuvem também é proveitoso para planos de saúde que precisam liberar procedimentos, autorizações, pagamentos, repasse de recursos, entre outras ações relacionadas aos dados dos pacientes e que, com o armazenamento em nuvem, podem ser facilmente acessados a partir da integração com outras ferramentas.

Bônus: o que saber antes de migrar para o armazenamento em nuvem

Outro valioso impacto causado pela migração para o armazenamento em nuvem é a possibilidade de acessar exames e informações a partir de qualquer computador com acesso a internet e de forma segura. 

Neste quesito, a segurança dos dados e informações é feita a partir do uso de ferramentas de proteção da informação que restringem o acesso a pessoas e softwares que têm autorização prévia.

Enfim, o armazenamento em nuvem representa um grande passo para as instituições médicas de todos os níveis.

O impacto financeiro de optar pelo armazenamento em nuvem é percebido imediatamente entre as clínicas que escolhem esta modalidade.

Além do mais, a migração colabora facilitando a integração de novos sistemas e ferramentas que podem tornar a rotina e o atendimento das clínicas, centros de imagem e hospitais ainda mais eficientes.

No fim, ganham gestores, administradores, colabores e os pacientes que contam com um atendimento de maior qualidade.