5 principais indicadores de desempenho para clínicas de radiologia

O sucesso de qualquer negócio está intimamente ligado a uma boa gestão, inclusive em clínicas radiológicas. Pois, não basta ter bons profissionais e os melhores equipamentos, também é preciso que tudo funcione em harmonia.

Sendo assim, é papel dos gestores avaliar como estão os resultados do negócio. Para isso é importante definir bons indicadores de desempenho para clínicas de radiologia que possam fornecer um retrato exato da saúde da instituição. 

Neste texto, vamos abordar esses principais indicadores, explicando como eles funcionam e que melhorias implementar em casos de resultados negativos. Assim você terá uma ideia de como avaliar a satisfação dos clientes e também aumentar os lucros da clínica. Confira!

O que são indicadores de desempenho e qual sua importância?

Os indicadores de desempenho para clínicas de radiologia são métricas que ajudam os gestores a terem uma visão mais clara sobre os resultados obtidos pela empresa, também chamados de Key Performance Indicators (KPIs). 

Nesse caso, a palavra “resultados” não se refere somente aos lucros, mas também à satisfação do cliente, ao bom uso dos equipamentos e até ao nível de otimização do trabalho. Sendo assim, é possível estabelecer métodos para avaliar o desempenho da clínica em cada um desses quesitos.

Os indicadores são importantes para que a clínica consiga identificar falhas que estão atrapalhando seu crescimento e ter a possibilidade de sugerir ações para corrigi-las.

Quais são os indicadores de desempenho para clínicas de radiologia?

Existem muitos indicadores que você pode utilizar em sua clínica, mas é preciso entender quais são os principais e mais imediatos para medir o desempenho. Então, veja abaixo alguns pontos que seus indicadores não podem deixar de abordar.

1) Tempo de espera pelo atendimento

Ninguém gosta de esperar, principalmente em filas de clínicas. Mas, a realidade é que em vários tipos de atendimento às pessoas são submetidas a longas e cansativas esperas.

Isso destrói o humor e a paciência de qualquer um, pois muitas vezes o paciente tem outras coisas para fazer e pode estar com dor e preocupado. Então, quando a pessoa chega para fazer um exame de imagem, provavelmente ela já passou por um ou mais médicos e enfrentou filas. Portanto, não a faça esperar mais do que o necessário.

Algo simples e efetivo para obter os dados desse indicador é sempre anotar o horário em que o paciente chegou à clínica e o horário em que ele foi efetivamente atendido. O resultado obtido vai dar uma ideia se o tempo de espera está dentro de um limite aceitável.

Caso o tempo até o atendimento esteja longo demais e a situação se repita com frequência, é sinal de que há um problema e algo precisa ser feito para agilizar o atendimento.

Para analisar os resultados, vale a pena comparar com o tempo de espera de outras clínicas e até mesmo fazer uma breve pesquisa com os pacientes para saber se eles estão satisfeitos com esse quesito.

2) Fique atento ao número de cancelamentos e faltas

Sempre tenha dados precisos sobre cancelamentos e faltas de seus pacientes. Pois, os dois casos são muito sérios, principalmente se ocorrem com frequência. As faltas trazem ainda mais prejuízos, já que impedem a clínica de agendar outro paciente para aquele horário.

Portanto, esse é um dos mais importantes indicadores de desempenho para clínicas de radiologia. 

Na hora de analisar os resultados, é preciso definir um número que seja aceitável de acordo com a quantidade de atendimentos feitos. Se os números estão altos, será necessário investigar os motivos que levam as pessoas a não comparecerem às consultas.

3) A produtividade geral não deve ser ignorada

Como toda empresa, uma clínica radiológica precisa ser produtiva, assim é possível atender a um número maior de clientes com qualidade e melhorar os resultados financeiros. 

Portanto, faça relatórios sobre o tempo que cada exame leva para ser feito, o número de imagens que um determinado aparelho consegue fazer por dia e não se esqueça de avaliar também os colaboradores. Quanto tempo cada um leva para realizar a função para a qual foi designado?

Ao final da análise, os gestores podem usar de sua própria experiência para definir se a produtividade está adequada, ou até mesmo conversar com outros profissionais e, se possível, observar o que acontece em outras clínicas.

4) Veja se o faturamento está adequado

Sempre tenha dados atualizados e precisos sobre as entradas e saídas de dinheiro. Assim, é possível saber se a clínica está com os lucros dentro do esperado. Para ajudar nessa tarefa, recorra a sistemas automatizados; existem alguns que são desenvolvidos especificamente para clínicas.

Com a diminuição dos cálculos manuais, os erros diminuem e os resultados podem ser visualizados mais facilmente.

Na hora de analisar os resultados, tenham em mente que clínicas médicas costumam ter uma margem de lucro de 10% a 15% em situações normais.

5) Verifique se os equipamentos estão dando retorno

Ter bons equipamentos é essencial para uma clínica de radiologia. Mas, é preciso saber se eles estão dando o retorno esperado. Para isso, o gestor deve levar em consideração a capacidade do equipamento, a depreciação ao longo do tempo e o lucro que está sendo obtido com ele.

Uma das formas de fazer esse cálculo é usando a seguinte fórmula:

ROI = (lucro – investimento) / (investimento x100)

Então, quanto maior o resultado, mais lucrativo é o equipamento em questão.

O que fazer após analisar os indicadores?

Após estabelecer e analisar os indicadores de desempenho para clínicas de radiologia, o esperado é que tudo esteja dentro da normalidade. Mas, sabemos que nem sempre é assim. Então, se houver algum indicador abaixo do esperado, é preciso  propor soluções e ações que vão melhorar o desempenho.

O  tempo de espera está além do aceitável?

• Um dos motivos pode ser que sua clínica esteja marcando mais exames  dentro de um espaço de tempo do que seja capaz de atender, então a solução é organizar a agenda e aumentar os horários de atendimento.
• Os profissionais podem não ser tão ágeis quanto o esperado devido a alguma dificuldade, seja para operar as máquinas ou para lidar com os pacientes. Por isso, é importante manter a equipe sempre bem treinada e atualizada.
• Algumas vezes a culpa é dos próprios pacientes que não respeitam o horário, fazendo com que vários atendimentos se acumulem para um mesmo momento. Nesse caso, é preciso deixar claro durante a marcação do exame que o cumprimento do horário é essencial.

Muitos cancelamentos e faltas?

A melhor solução é entrar em contato com os pacientes e descobrir o que os levou a tomar essa atitude. Assim, a clínica pode propor soluções para que isso não volte a ocorrer. Portanto, tenha em sua clínica diversas formas de se manter em contato com o cliente.

Produtividade baixa?

Para sanar esse problema é importante organizar o trabalho de maneira que ele possa ser feito de forma ágil. Além disso, a clínica sempre deve apostar em treinamentos de qualidade para os colaboradores.

Faturamento baixo?

Esse é um dos indicadores de desempenho para clínicas de radiologia mais críticos. Então, se houver um problema é preciso fazer uma análise completa sobre tudo o que ocorre na clínica para que seja possível reduzir custos. 

Além disso, avaliando os valores praticados no mercado, os gestores podem decidir se é viável aumentar o preço dos exames.

Os equipamentos não dão retorno?

Se o equipamento está sendo operado da forma correta e a equipe está bem treinada, talvez ele não seja o ideal para sua clínica. Então, o melhor caminho é substituí-lo.

Com quem compartilhar os indicadores?

Avaliamos indicadores de desempenho para clínicas de radiologia muito importantes. Então, após obter os resultados é essencial compartilhá-los com todos os gestores e demais colaboradores que possam ajudar a encontrar os melhores caminhos para solucionar os problemas.

Por exemplo, se os pacientes estão insatisfeitos com a longa espera, colaboradores responsáveis pela recepção e realização do exame devem ser comunicados.Pois, um bom gestor reconhece a importância de ouvir diversas opiniões e assim embasar suas decisões com a ajuda de alguém que tem mais experiência em determinado assunto ou está acompanhando uma situação mais de perto.