Mesmo realizando procedimentos padronizados, a rotina nos centros de diagnóstico pode ser bastante corrida, causando algumas falhas que geram prejuízos financeiros e ainda pior: prejudicam pacientes e comprometem a segurança do diagnóstico por imagem.
Se você é gestor, administrador ou até mesmo um profissional técnico, possivelmente já tenha vivido ou observado situações como estas:
- A impossibilidade de interpretar imagens devido a má qualidade da impressão do filme.
- Expor o paciente à radiação desnecessária por conta da necessidade de repetir exames.
- Dificuldade para emitir laudos de diagnóstico em decorrência do posicionamento errado dos pacientes ou da má operação de aparelhos.
Entre outras situações que provocam a reconvocação dos pacientes, gerando custos extras para todos os envolvidos.
No entanto, é possível evitar essas falhas a partir da adoção de práticas que visam diminuir erros, evitar consequências negativas à reputação do centro de diagnóstico e também prejuízos financeiros à administração.
Abaixo relacionamos 5 ações que você pode adotar no centro de imagem para reduzir a reconvocação de pacientes.
5 ações necessárias para reduzir a reconvocação de pacientes
Realize manutenções preventivas
A falta de manutenção recorrente nos aparelhos de um centro de imagem é considerada uma falha que pode trazer consequências graves para os pacientes.
Isso porque, equipamentos que não estão com a manutenção em dia podem apresentar imagens de baixa qualidade ou com ruídos que podem prejudicar a segurança do diagnóstico ou até mesmo causar erros na hora de interpretar o laudo.
Aqui no blog nós já falamos detalhadamente sobre os tipos de manutenção: preditiva, preventiva e corretiva, sendo que as duas primeiras são realizadas com planejamento e frequência determinada a fim de evitar que os aparelhos quebrem e fiquem parados, comprometendo toda a agenda de atendimentos.
Crie protocolos de atendimento
Mais do que trazer agilidade e eficiência para o dia a dia, os protocolos servem para garantir a padronização e conformidade nos atendimentos.
Os protocolos incentivam e visam garantir que a equipe, mais que apenas realizar o exame solicitado, tenha conhecimento sobre a hipótese do médico e o motivo da solicitação, garantindo que o exame seja mais assertivo e forneça o máximo possível de qualidade técnica na hora da interpretação.
Além disso, garantir uma padronização de informações desde a recepção até a equipe técnica é uma forma de assegurar:
- A preparação adequada do paciente.
- A seleção do protocolo mais adequado para cada exame.
- Atender às particularidades de cada hipótese.
Outras ações básicas que evitam falhas que geram a reconvocação são: confirmar o nome do paciente no momento que ele entra na sala e também qual a região do corpo a ser realizado o exame.
Por fim, a padronização dos protocolos é uma maneira de garantir mais segurança para o centro de diagnóstico, para o paciente e para o médico especialista na obtenção de imagens com maior qualidade e diagnósticos mais precisos.
Redobre a atenção com equipamentos antigos
Por ter uma valor inferior de mercado, é muito comum que centros de diagnóstico acabem adquirindo equipamentos antigos para ampliar a capacidade ou as especialidades de atendimento.
No entanto, os equipamentos antigos são bastante analógicos e exigem que profissionais realizem atividades manuais que já são feitas de forma automatizada nos aparelhos mais modernos.
Dessa maneira, é necessário redobrar a atenção na realização desses procedimentos, sobretudo aqueles necessários para garantir a qualidade da imagem, a segurança do paciente, etc.
Faça treinamentos constantes com a equipe
Ter uma equipe treinada e capacitada em todos os exames realizados no centro de diagnóstico é fundamental, pois isso vai garantir o bom atendimento e a operação correta dos aparelhos, implicando diretamente na qualidade final das imagens.
O treinamento da equipe garante que todas as etapas listadas acima sejam cumpridas sem dificuldade, e que os profissionais técnicos ou da recepção saibam a melhor maneira de agir diante de imprevistos.
Assim, é possível se certificar que os profissionais estejam aptos a fazer as melhores escolhas e aplicar as práticas mais recomendadas nos procedimentos, mesmo em situações de urgência.
Isso também vai prolongar a vida dos aparelhos e evitar manutenções por mal uso.
Além disso, técnicos bem treinados e atualizados de acordo com os principais protocolos tendem a tirar o melhor proveito da tecnologia e reduzir erros operacionais.
Ou seja, menos chance de reconvocação!
Otimize a gestão de dados
Tão importante quanto armazenar dados dos pacientes, é fornecer condições para que essas informações sejam acessadas com facilidade, segurança e sempre que os profissionais autorizados necessitarem.
Dessa maneira, a otimização da gestão de dados assegura que, diante da solicitação de um médico para acessar laudos ou o histórico de exames de um paciente, essas informações estejam disponíveis sem obstáculos e sem atrapalhar a rotina da equipe, obrigando-os a interromper atividades para realizar essa busca, por exemplo.
Nessa hora, é um grande avanço e diferencial contar com sistemas como o PACS, que visa facilitar a comunicação entre clínicas, hospitais e médicos, possibilitando o armazenamento e o compartilhamento de imagens de diagnóstico por meio do padrão DICOM.
Outro sistema que auxilia diretamente na rotina e produtividade é o RIS, que oferece controle de todos os fluxos de atividades que ocorrem dentro de um centro de diagnóstico: da recepção até a emissão de laudo.
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A tecnologia como aliada para diminuir a reconvocação de pacientes
Por fim, a tecnologia é uma grande aliada para controlar os processos, definir padrões, mapear as falhas e garantir que toda a equipe trabalhe de maneira integrada, a partir de sistemas que melhoram a realização de procedimentos, ao mesmo tempo que aumentam a produtividade.
Contar com sistemas como o RIS e PACS representa uma evolução e um novo nível de maturidade para as instituições que desejam obter controle sobre os processos e almejam melhorar a gestão.
Neste processo, é igualmente importante garantir que a equipe acompanhe a evolução dos processos, passe por treinamentos e qualificações para tirar o melhor proveito do sistema.
Ainda é importante se certificar que os profissionais entendam o objetivo da adoção das novas tecnologias e que as mesmas não vem para substituir os especialistas, mas qualificar o trabalho e tornar o atendimento em saúde ainda mais eficaz.
Engenheiro de software, empreendedor e piloto de scooter. Co-fundador e CEO da Rdicom - Radiologia na Nuvem.