Para a maioria dos pacientes, realizar exames não costuma ser algo considerado parte da rotina, já que eles são feitos de maneira esporádica somente quando necessário.
Além de ser um momento fora do comum, a realização de exames e consultas também vem acompanhado de um sentimento que causa um pouco de desconforto: é que normalmente as pessoas estão realizando exames para evitar ou identificar alterações.
Por isso, quanto melhor for o atendimento, mais tranquilo será esse momento.
Mas pra que tudo saia certo num simples exame, sem atrasos ou erros na agenda, um rigoroso controle deve fazer parte do dia a dia das clinicas e centros de diagnóstico.
Dessa forma, para que o atendimento seja o melhor possível para o paciente é preciso considerar:
- As especialidades médicas à disposição
- Agenda de especialistas
- Lembretes para que pacientes não esqueçam a consulta/exame
- Tempo de atendimento de cada paciente
- Acesso ao histórico por médicos, técnicos, atendentes, etc.
- Controle da parte administrativa e financeira
São vários os cuidados. E todos vão garantir a qualidade no atendimento e influenciar na reputação da clínica/centro de imagem.
Mas não dá pra contar que todos esses cuidados ocorram naturalmente ou fiquem na memória de apenas um responsável, muito menos na memória de todas as pessoas envolvidas nestes processos.
A desorganização seria certa!
Por isso surgiram softwares como o RIS, com funcionalidades de administração completas para centros de diagnóstico.
O que é o Sistema RIS?
Ris é a sigla para Radiology Information System, ou em português, Sistema de Informação de Radiologia. O RIS é um software completo, com funcionalidades que envolvem o cadastro de pacientes, agendamento de consultas, filtro de informações e controle administrativo.
Ele tem como base a praticidade, por isso, tudo isso é feito de maneira organizada, integrada e conectada no sistema.
A automatização do RIS possibilita deixar preenchimentos manuais de fichas de cadastro e laudos para trás, algo que já é absolutamente necessário. Dessa forma, com a digitalização, tudo pode ser acessado rapidamente no software.
Por meio dele dá pra controlar todos os fluxos de atividades que ocorrem dentro de um centro de diagnóstico: recepção, atendimento, agendamento, paciente, diagnóstico e laudo.
Qual a função do sistema RIS na radiologia?
A função do sistema RIS é controlar todos os processos administrativos que envolvem o bom funcionamento de um centro de diagnóstico.
O software possibilita manter todas as informações atualizadas e em tempo real, permitindo que elas sejam facilmente exportadas.
Isso facilita a tomada de decisões de duas maneiras: tanto aquelas decisões urgentes que envolvem liberar ou fazer ajustes na agenda para receber pacientes, como também decisões estratégicas acerca do funcionamento.
E isso gera benefícios em três níveis:
Aprimora o atendimento
Em um centro de diagnóstico, o call center é um dos principais pontos de contato com pacientes em vários momentos: no agendamento, na confirmação da consulta, no retorno, na procura por especialidades.
Nesse sentido, o controle de informações oferecido pelo sistema RIS ultrapassa a organização diária.
Por exemplo, a partir do controle de ligações recebidas pela equipe de atendimento é possível entender as especialidades mais procuradas, avaliar a agenda e analisar se é necessário disponibilizar mais horários e dias de atendimento e até mesmo ampliar o corpo médico.
Outra possibilidade é a de aumentar a taxa de comparecimento de pacientes.
Uma realidade muito comum na área médica é que as consultas normalmente são marcadas com antecedência e isso faz com que muitos pacientes não compareçam por simplesmente esquecer o agendamento.
O sistema RIS possibilita criar automatizações de avisos por SMS ou email a fim de evitar a ausência dos pacientes, evitando que a agenda fique prejudicada.
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Melhorar o desempenho da equipe e estabelecimento
Com o sistema RIS é possível melhorar o controle de tarefas e a produtividade da equipe através do acompanhamento do status das tarefas realizadas.
Outra característica é que o RIS auxilia é identificar quais os setores dentro do centro médico que precisam ser melhorados.
COMO?
Controlando o trajeto que o paciente percorre ao chegar na clínica/centro de imagem, desde a recepção, quando ele entra para a consulta ou exame, até o momento que ele sai.
Isso ajuda a identificar onde há demora e falhas.
Por exemplo, ao chegar o paciente passa pela recepção e precisa esperar 20 minutos antes de passar pela triagem. Em seguida, o intervalo entre a triagem e a realização do exame é de apenas 3 minutinhos.
Como é possível reduzir o tempo entre a recepção e a triagem?
Aumentando o efetivo de técnicos ou usando mecanismos mais sofisticados de atendimento?
O que os outros setores estão fazendo para serem mais ágeis que o setor demorado?
Tudo isso só poderá ser melhorado se antes essas informações forem devidamente apuradas.
No dia a dia, o sistema ainda facilita o rotina da equipe com a busca de informações por meio de filtros e palavras-chaves, o que facilita a localização de exames e laudos já armazenados.
Ter mais controle administrativo
Por fim, sabemos que o controle administrativo é a parte mais difícil dentro de uma clínica ou centro de diagnóstico.
Além do controle de tarefas, o sistema RIS oferece a possibilidade de identificar setores e colaboradores que estão produzindo menos.
Outra capacidade que é aprimorada pelo software é a de controle de estoque e de materiais relacionados ao custo através de métricas que indicam o que está gerando lucro e o que está gerando custo.
Informações importantes para construir ou ajustar estratégias que estão em desenvolvimento. Afinal, os dados e informações podem ser acompanhados em tempo real, o que permite mudanças imediatas na administração.
Engenheiro de software, empreendedor e piloto de scooter. Co-fundador e CEO da Rdicom - Radiologia na Nuvem.